云南师范大学商学院-党政信息公开网
当前位置: 主页 > 资料下载 >

文件材料归档制度、范围及保管期限

时间:2020-11-14 13:42 点击:

1.范围
本文件规定了商学院文件材料的归档制度、归档范围和保管期限,是商学院各类文件归档的依据。
2.归档制度
商学院各部门在工作中形成的有保存价值文件、图表、数据、声像等各种载体形式的文件材料必须整理,按归档要求学校移交学校档案部门归档,任何部门和个人不能截留。
3.引用文件
教育部第27号令《高等学校档案管理办法》2008年8月20日发布
《高等学校档案工作规范》 1995年1月国家教委发布。
国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》2006年12月18日发布
《关于高等学校教学管理要点》高教司〔1998〕33号
《关于加强高等学校本科教学,提高教学质量的若干意见》教高〔2001〕4号
《教育部周济部长在普通高等学校本科教学工作水平评估研讨班的讲话》2003年8月20日
《大力加强教学工作,切实提高教学质量》2004年12月2日教育部长周济讲话
《普通高等学校独立学校评估指标体系第五稿》2006年7月1日
《云南师范大学商学院档案管理办法》2006年6月商学院发布
  DAT 22—2015《归档文件整理规则》国家档案局发布。
ISO9001 文件控制程序
ISO9001 记录控制程序
4、归档范围及保管期限表
DQ党群
DQ11  综合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设的文件材料
(如文件是针对本校的,则永久保存)
30年
2 本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍:大会选举办法,选举结果和上级批复等。
永久
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 30年
(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样 10年
3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记办公会、总支书记会、党委会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久
4 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久
5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6 以党委名议召开的工作会议材料 永久
7 校党委和上级党委调研、检查、巡视工作形成的文件材料 永久
8 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永久
9 党委工作简报 永久
10 党委大事记 永久
11 党群系统启用印章文件和印模 永久
12 党群系统重要统计材料 永久
13 党委各总支部报党委工作计划、总结、报告、请示及批复 30年
14 党委保密、秘书工作的有关文件 30年
15 重要的群众来访处理材料 30年
16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 30年
17 党委、总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 30年
18 党委、总支建党工作及有关材料 30年
19 党委、总支人员奖励及有关材料,其中学生党员奖励材料一式两份,党委存档一份,就业部门负责放入学生个人档案一份。 30年
 
DQ12  纪检
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级纪委关于纪检工作的文件 30年
2 纪委工作规章制度 30年
3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久
4 院纪委会议记录 30年
5 教职工、学生党员处分、复查材料,其中学生党员处分材料一式两份,党委存档一份,就业部门负责放入学生个人档案一份。 30年
6 群众来信来访及处理意见 10年
 
DQ13  组织
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报 30年
2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久
3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
4 落实政策的有关材料 30年
5 干部任免、调动和离任报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附免呈报表) 永久
6 干部名册 永久
7 总支部改选报告、审批材料 30年
8 各总支部委员名册 30年
9 教职工、学生党员名册、组织关系介绍信存根 30年
10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 30年
11 发展新党员、预备党员转正的名册 30年
 
DQ14  宣传教育
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于宣传工作文件 30年
2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3 教职工政治思想工作动态及调查材料 30年
4 理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
5 反映本校重大活动的剪报及图表 永久
6 上级有关学生思想政治工作的文件 30年
7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
8 学生工作部门学生思想政治工作计划、报告、总结 永久
9 学生思想工作典型调查材料和统计 30年
10 关于学生工作队伍的选拔、管理文件 30年
11 各二级学院学生工作人员名单 30年
12 学生心理教育、心理咨询文件材料 30年
13 学生谈话记录。(二级学院保存) 5年
14 禁毒防艾、形势与政策、学生心得(二级学院保存) 5年
 
DQ15  统战
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件 30年
2 本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结 永久
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
4 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久
5 台、港、澳和侨务工作材料 30年
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30年
7 统战工作重要会议记录 30年
 
DQ16  工会
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关工会工作文件 30年
2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久
3 会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件) 30年
4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 30年
5 处分会员有关材料 30年
6 工会委员会会议记录、纪要 10年
7 基层工会干部名册 30年
8 会员名册 30年
9 妇女工作材料 30年
10 家属工作材料 30年
11 本校计划生育工作文件及领取独生子女名册 10年
 
DQ17  团委、学生社团
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于团的工作文件(团委归档) 30年
2 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过文件)(团委存档) 永久
3 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)(团委归档) 永久
4 团委工作计划、报告、总结及规章制度(团委归档) 永久
5 团委工作典型调查材料 (团委归档) 30年
6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料,其中优秀团员学生材料一式两份,团委存档一份,就业部门负责放入学生个人档案一份。 30年
7 处分团员的材料及复查材料、其中处分学生团员材料一式两份,团委存档一份,就业部门负责放入学生个人档案一份。 30年
8 批准入团、离团材料及名单(团委归档) 30年
9 团干部名单(团委归档) 30年
10 团员名册(团委归档) 30年
11 团委会议记录(团委归档) 30年
12 学生会文件、材料(团委归档) 30年
13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料(团委归档) 30年
14 各分团委的有关材料(团委归档) 30年
15 团委牵头进行的重大活动的有关材料 30年
16 社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料 30年
 
DQ18学生事务
分类标识 类  目  名  称 保管期限
DQ18.1 学生事务综合文件材料:学生管理文件 30年
学生退宿走读、公寓管理材料(后勤保存) 5年
班会记录,课堂考勤(二级学院保存) 5年
学生安全告知书(二级学院保存) 5年
DQ18.2 贫困生资助、助学借款、优秀贫困生奖金、政府奖学金等综合统计及管理材料(学生事务部按年级归档) 30年
贫困申请、家庭经济情况调查、贫困认定等学生个人材料(二级学院按年级保存) 5年
DQ18.3 学生综合素质测评原表(按年级归档,二级学院保存) 5年
学生综合素质测评成绩统计总表(需统计人签字,二级学院领导签字并加盖公章,学生事务部审核盖章,学生事务部按年级归档) 30年
DQ18.4 学生素质教育:计划、大纲、课表、教案、试题、总结(学生事务部按学年归档原件、二级学院保存副本或复印件) 30年
实习、成长成才、义工(二级学院保存) 5年
DQ18.5 学生素质教育成绩(按学生的年级归档) 30年
DQ18.6 军训综合管理及统计材料(教学科研事务部按年级归档) 30年
DQ18.6 学生军训个人材料(二级学院保存) 5年
DQ18.7 入学教育系列材料 30年
DQ18.8 告学生家长书及反馈((二级学院保存) 5年
 
DQ19  协会
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关各种协会的文件材料(学校参加的) 10年
2 学校参加各种协会填报的报表、申请等材料 30年
3 学校参加各种协会形成的各种交流材料(学校的)。 30年
4 学校参加各种协会收集的会务材料,论文 10年
 
XZ行政
XZ11  行政综合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件 30年
2 全校性的规章制度 永久
3 学校及各单位年度、学期工作计划、报告、总结 永久
4 校务会、校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
5 校务委员会名单、会议记录、纪要 永久
6 全校性的工作会议、座谈会文件 30年
7 学校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 30年
8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
9 学校评估材料 永久
10 教职工代表大会文件材料 30年
11 本校向上级的请示及其批复 永久
12 本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷) 30年
13 有关全校工作的调查材料和经验总结 永久
14 学年报表及综合统计 永久
15 启用印章的文件及印模 永久
16 本校历史沿革、情况介绍  永久
17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久
18 校史工作材料 永久
19 校友工作材料 30年
20 校庆工作材料 30年
21 群众来信来访文件材料 30年
22 院、系、所、中心会议记录、工作计划、总结、报告、统计年报 30年
23 上级有关文明建设、综合治理的文件 30年
24 本校关于文明建设,综合治理的文件材料 永久
 
XZ12  人事管理
序号 类  目  名  称 保管     期限
1 上级机关有关人事工作的文件 30年
2 本校人事工作的规章制度                 30年
3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久
4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久
5 关于院内机构设置、变化的文件材料 永 久
6 人事处权限内的干部任免文件名册一式二份,另存一份到个人档案 永 久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 30年
8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料        30年
9 教职工动态月报 30年
10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久
11 教师进修计划、安排、总结 30年
12 教师工作量的规定及执行情况  30年
13 教师业务考核材料 一式二份,另存一份到个人档案 30年
14 人事统计表 永 久
15 教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表 永 久
16 教研室、研究室正副主任名册  30年
17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)、教师各种资质证一式二份,另存一份到个人档案 30年
18 教职工工资调整材料、名册 30年
19 教职工转正定级材料一式二份,另存一份到个人档案 30年
20 教职工校内调动材料 30年
21 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 30年
22 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)                         30年
23 教职工援外支边的有关材料  10年
24 教职工退职、离职和出国的有关材料 30年
25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 30年
26 教职工退休后重新工作的材料 30年
27 教职工福利工作 30年
28 教职工商调函件 30年
29 使用临时工有关材料 30年
30 人民来信来访材料 30年
31 全校工资清册 30年
 
 XZ13  监察、审计
序号 类  目  名  称 保管     期限
1 上级机关有关监察、审计工作的文件  30年
2 本校监察、审计工作方面的规章制度 30年
3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 30年
4 监察、审计工作统计年报及重要报表 30年
5 师生举报各职能部门的系列材料 30年
 
XZ14  保卫
序号 类  目  名  称 保管      期限
1 上级有关公安保卫工作的文件 30年
2 本校公安保卫工作方面的规章制度 30年
3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久
4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 30年
5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 30年
6 要害部门的公安保卫、消防工作 30年
7 保卫工作简报 30年
8 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 30年
 
 XZ15  后勤
序号 类  目  名  称 保管      期限
1 上级有关后勤工作的文件 10年
2 本校后勤处及各科规章制度  30年
3 本校后勤处工作计划、报告、调查材料       30年
4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结   30年
5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料       30年
6 爱国卫生、医疗工作、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 30年
7 师生员工健康状况调查材料及统计表 、其中毕业生体检表就业部门放入学生档案。 永 久
8 车辆工作的有关文件材料 10年
9 伙食工作的有关材料 10年
10 校园绿化工作的有关材料 10年
11 水电管理的有关材料 30年
 
XZ16  档案、图书、文博
序号 类  目  名  称 保管      期限
1 上级有关图书、情报、博物工作的文件          30年
2 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 30年
3 档案、图书、文博规章制度 30年
4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 30年
5 档案、图书、文博部门与院外交流的有关材料 永 久
6 档案全宗介绍 永 久
 
XS学生(个人档案)
分级按一个学生一个卷宗
序号 类  目  名  称 保管      期限
1 高中时期档案(学校保存至学生毕业装档) 永久
2 新生入学登记表(大学)(学校保存至学生毕业装档) 永久
3 学生在校期间学习成绩总表(学校保存至学生毕业装档) 永久
4 学生在校期间各种奖励材料(学校保存至学生毕业装档) 永久
5 学生在校期间各种处分 (学校保存至学生毕业装档) 永久
6 学生撤销处分及改正错误勘察材料 永久
7 党员材料(入党申请书、志愿书)(学校保存至学生毕业装档) 永久
8 团员材料(入团志愿书)(学校保存至学生毕业装档) 永久
9 各种职业资格考试合格证(学校保存至学生毕业装档) 永久
10 毕业论文及鉴定表(学生毕业装档) 永久
11 毕业实习情况鉴定表(学生毕业装档) 永久
12 毕业生体检表(学生毕业装档) 永久
13 云南省普通大中专学校毕业生登记表(学生毕业装档) 永久
14 毕业生就业通知书(学生毕业装档) 永久
15 其它  
 
JX教学
JX11教学综合(按自然年归档)
JX11 综合(按自然年归档)例如:2-2005-JX11-XX
序号 类目名称 保 管     期 限
1 上级有关教学工作的文件材料 30年
2 学校向上级机关报送的有关教学工作报告、请示与批复文件 30年
3 本校教学改革、学制等方面的指示、规定、办法 永久
4 本校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久
5 本校教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30年
6 历届学生证、校徽和毕业证书、结业证书的制发及样本 30年
7 非学历教育的培训班、进修班 30年
8 有关教学管理的统计报表 永久
9 全校的学生运动会材料 30年
JX12 教学与实验室建设(按教学年归档)
序号 类目名称 保 管     期 限
1 上级机关有关本校学科、专业设置及实验室建设的文件材料 30年
2 本校关于学科、专业、实验室等的论证、评估、申报、审批材料;管理文件材料 永久
3 人才培养目标、培养规格、学生专业技能达标实施方案(人才培养方案) 永久
4 有关重点、特色学科、专业、实验室建设材料 永久
5 本校学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料、学生填报的专业方向 30年
6 本校学科、专业、实验室建设统计报表 永久
JX13 招生(按学生的年级归档)
序号 类目名称 保 管     期 限
1 上级机关有关本校招生工作的文件材料 30年
2 本校的招生计划、规定、生源计划 30年
3 学校每年招生录取标准分数线 30年
4 新生录取材料及新生名单 30年
5 招生宣传、招生工作总结 10年
6 委培、代培、自费生计划、合同及名单 30年
JX14 学籍管理(按学生的年级归档)
分类
标识
类目名称 保 管  期 限
JX14.1 新生入学登记表一式三份:教学事务部归档一份及新生注册程序单,保存至学生毕业时移交档案室永久保管。就业部门指导二级学院装入学生档案一份,二级学院留底一份保存至学生毕业。 永久
JX14.2 学生学籍卡片及附学生个人在校成绩单一份教学事务部收集审查汇总移交档案室,另外一份就业部门指导二级学院装入学生档案一份。 永久
JX14.3 学生成绩总册,纸质原件交教学事务部归档,各学校录入系统,无须保留纸质 永久
JX14.4 在校学生名册(教学事务部归档一份,本系留底一份) 永久
JX14.5 学生学籍变更(升级、留级、休学、复学、转学、退休)一式二份教学事务部归档一份,保存至学生毕业时移交档案室永久保管。另一份由就业部门指导二级学院装入学生个人档案。 永久
JX14.6 学生奖励文件:奖学金、优秀学生、先进班级一式二份:由学校文书岗位人员整理归档一份及有关附件到档案室。涉及个人的就业部门指导二级学院装入学生档案一份。 永久
JX14.7 学生处分材料一式二份,由学校文书岗位人员整理归档一份及有关附件到档案室。涉及个人的就业部门指导二级学院装入学生个人档案一份。 永久
JX14.9 学生照片及毕业集体照(电子)及对应的姓名表由二级学院辅导员交学校档案室。 永久
JX15 课堂教学与教学实践(按教学年归档)
分类
标识
类目名称 保管期限
JX15.0 课堂教学综合管理文件 30年
JX15.1 本校关于各专业教学计划、教学大纲、教学进度表,任课安排 永久
JX15.2 课程建设要求及安排:规划、实施计划、简介、评价指标及评价结果,统计材料 30年
JX15.2 校历表、课表 30年
JX15.2 优质、精品课的材料及总结 30年
JX15.2 课堂日志和教学日志(各学校教务上保存) 5年
JX15.2 学生缺、旷课统计(各学校教务上保存) 5年
JX15.2 教师调、停课材料,工作量统计(各学校教务上保存) 5年
JX15.2 作业布置与阅改、课后辅导答疑记录、学生的优秀作业(含课件、作品光盘)各学校教务上保存) 5年
JX15.2 考试材料:考试制规定、考试安排、考试情况记录,监考巡视记录,考试命题、阅卷评分及试卷分析材料各学校教务上保存) 6年
JX15.3 学生考试卷(保存教学事务部试卷库) 6年
JX15.3 学生考试卷(各学校每学年抽一册交档案室) 30年
JX15.3 各系、各专业课程试题库(试题及有关材料)
二级学院系保存本单位纸质和电子的,移交一份电子试题到学校档案室。
机密
30年
JX15.3 试卷评审材料(各二级学院) 30年
JX15.4 典型教案、重要备课记录(教学事务部收集归档) 30年
教师工作手册二级学院(系)保存档 10年
JX15.5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料(其中专业实习鉴定表扫描成电子的一式三份,二级学院保存一份, 移交教学管理部门二份,然后由教学管理部门汇总审查后移交档案室一份)。 10年
JX15.6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料,(其中毕业实习情况鉴定表纸质一份,由就业部门指导二级学院装入学生个人档案,并扫描成电子的一式三份,二级学院保存一份,移交教学管理部门二份,然后由教学管理部门汇总审查后移交档案室一份) 10年
JX15.7 教研室管理制度,听评课、教学观摩、教法研究等活动记录,经费记录一式两份,教学事务部一份,二级学院(系)保存档一份。 30年
JX16 学位(按学生的届归档)
序号 类目名称 保管期限
1 上级机关有关本校学位工作的文件材料 30年
2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 30年
3 校学位委员会会议记录、决定 30年
4 校学位委员会授予各层次学位清册 永久
5 本科生优秀学位论文、毕业论文及鉴定表:一般的毕业论文做纸质一份,优秀的毕业论文做纸质的一式二份,就业部门指导各二级学院装入学生个人档案一份,另一份优秀的学生纸质毕业论文由教学管理部门收集汇总审查后移交档案室。并且二级学院对所有论文及鉴定表进行扫描一式三份,二级学院保存一份, 移交教学管理部门二份,然后由教学管理部门汇总审查后移交档案室一份。 30年
JX17 毕业生按届归档
序号 类目名称 保管期限
1 有关本校毕业生就业的文件材料 30年
2 毕业生工作计划、简报、总结 30年
3 毕业生供需统计、就业率、合同 30年
4 毕业生就业方案及调配派遣名册 30年
5 毕业证、派遣(报到)证存根领取签收册 30年
6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30年
7 毕业生名册 永久
JX18 教材(按教学年归档)
序号 类目名称 保管期限
1 教材管理材料(教材管理制度;教材选用、报订签收、变更报审材料) 30年
2 本校自编、主编教材 30年
3 各系各专业使用教材目录 30年
4 本校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30年
5 教材样书(图书馆保存) 30年
6 其它有保存价值的自编参考资料 10年
附录: 存系其他教学类档案
序号 类目名称 保管期限
1 本科生毕业论文及评审意见 30年
2 课堂教学材料、课程进度表、学生考试卷(6年) 10年
3 教师任课安排、教案 30年
4 优秀实习报告 10年
5 本专业教学检查调查材料及总结 10年
6 教师工作量核算、登记材料 10年
KY科研
KY11  综合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 科研行政管理文件材料 30年
2 科研计划管理文件材料 30年
3 科研成果管理文件材料 30年
4 科研经费管理文件材料  30年
5 申报科学基金及有关批复 30年
6 科研论文及统计材料 30年
6 学会工作(学术活动)材料 10年
 
 KY12—1  科研准备阶段
序号 类  目  名  称 保管期限
1 开题报告与课题调研论证材料 30年
2 任务书、合同、协议书 永 久
3 课题研究计划、设计 30年
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 10年
5 课题投资与预决算材料 10年
 
 KY12—2  研究实验阶段
序号 类  目  名  称 保管期限
1 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料) 永 久
2 数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框架、计算结果) 永 久
3 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) 永 久
4 研究工作阶段小结、年度报告 30年
5 配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等 永 久
6 样品、标本等实物的口录 永 久
 
 KY12—3  总结鉴定阶段
序号 类  目  名  称 保管期限
1 研究报告、研制报告     永 久
2 论文专著  永 久
3 工艺技术报告 永 久
4 技术诀窍报告 永 久
5 专业评审意见 永 久
6 鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录鉴定意见) 30年
7 鉴定证书 永 久
8 推广应用意见 30年
9 课题工作总结 30年
 
 KY12—4  申报奖励阶段
序号 类  目  名  称 保管期限
1 科研成果登记表 永 久
2 科研成果报告表 永 久
3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久
4 科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件 永 久
5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久
 
 KY12—5  推广应用阶段
序号 类  目  名  称 保管期限
1 转让合同、协议书 永 久
2 生产定型鉴定材料 永 久
3 成果被引用或投产后反馈意见 10年
4 推广应用方案及实施情况                       30年
5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 30年
6 成果宣传报导材料 10年
7 对外学术交流材料 30年
 
JJ基建
JJ11  综 合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件      30年
2 基建工作规章制度 30年
3 基建工作计划、总结、简报 30年
4 基建工作总体规划  永 久
5 基建工作年度(季度)总结、统计报表 永 久
6 基建工程财务预、决算 30年
7 全校性总体规划、设计总平面图  永 久
8 总水、电、气管道分布图 永 久
9 地质勘探、地形测量材料 永 久
 
 JJ11  可行性研究
序号 类  目  名  称 保管期限
1 项目建议书及上级批准 永 久
2 可行性研究报告 永 久
3 项目评估  永 久
4 环境预测、调查报告 永 久
5 设计任务书及计划任务书 永 久
 
 JJ11  设计基础
序号 类  目  名  称 保管期限
1 工程地质、水文设计、勘察设计及报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 永 久
2 地形、地貌控制点建筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录 永 久
3 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久
 
 JJ12设计文件
序号 类  目  名  称 保管期限
1 初步设计  永 久
2 技术设计 永 久
3 施工图设计 10年
4 技术秘密材料、专利文件 永 久
5 设计计算书 30年
6 关键技术实验   永 久
7 总体规划设计 永 久
8 设计评价、鉴定及审批 30年
 
JJ12工程管理文件
序号 类  目  名  称 保管期限
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书  永 久
2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久
3 施工执照 永 久
4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永 久
5 产权证书 永 久
 
JJ12施工
序号 类  目  名  称 保管期限
1
 
土地施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
10年
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 30年
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定  30年
(4)建筑材料实验报告     30年
(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永久
(6)土建施工定位测量地质勘察        永久
(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
(8)隐蔽工程验收记录       永久
(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告  永久
(10)分项、分单位工程抽量检查、评定     30年
(11)交工验收记录证明     30年
(12)竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年
(4)隐蔽工程检查验收记录    30年
(5)强度、密闭性试验报告    30年
(6)设备调试记录   10年
(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告  30年
(8)系统调试、实验记录    30年
(9)管线清洗、通水、清毒记录    10年
(10)管线标高位置、坡度测量记录      30年
(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定  30年
(12)竣工报告、竣工验收报告   30年
3 电气、仪表安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审  
10年
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年
(3)调试、整定记录   30年
(4)性能测试和校核    30年
(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告 30年
(6)操作、联动试验      10年
(7)电气装置交接记录   10年
(8)中间交工验收记录、工程质量评定  30年
(9)竣工报告、竣工验收报告 30年
 
JJ12竣工验收
序号 类  目  名  称 保管期限
1 竣工验收报告   永 久
2 全部竣工图纸 永 久
3 质量评审材料 永 久
4 工程现场声像材料  永 久
5 竣工验收会议决议文件  永 久
 
 JJ12 基建财务、器材管理
序号 类  目  名  称 保管期限
1 财务计划、年度计划       10年
2 工程决算 永 久
3 主要材料消耗、器材管理 10年
4 交付使用的固定资产 永 久
 
CB出版
CB11  出版物综合管理
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关编辑出版工作的文件  30年
2 上级召开的编辑出版工作会议文件 10年
3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永 久
4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永 久
5 编辑出版部门管理形成的文件材料 10年
 
 CB12~15  出版物项目
序号 类  目  名  称 保管期限
1 编辑出版合同、协议书 30年
2 出版请示和批复 30年
3 原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单) 30年
4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来住信件 30年
5 封面设计图样 10年
6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永 久
7 出版发行记录、发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单 10年
8 获奖或受查处情况的文件材料 30年
9 有参考价值的读者来信、重要评论  10年
10 再版修改意见 10年
 
SB设备
SB11  综合设备
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 30年
2 本校仪器、设备管理的规章制度 30年
3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 30年
4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 30年
5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复 30年
6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 30年
7 设备合同 永久
8 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) 30年
9 设备采购招标文件材料 30年
10 上级或主管领导批复和准购批示 30年
10 会谈纪要、记录等 30年
 
SB12~27  仪器设备项目
序号 类  目  名  称 保管期限
1 进口设备过程中有关的技术商务文件 30年
2 开箱记录及装箱单 30年
3 安装、调试记录和双方签字移交文件。保修单 30年
4 验收报告及文件材料 30年
5 索赔来往函件及结果文件 长期
6 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存
7 使用、检修、故障事故记录(设备履历书) 与设备共存
8 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存
9 技术改造和开发过程形成的文件材料 与设备共存
 
RS人事(教职工个人档案)
以下档案文件材料移交人才交流中心原件,学校根据需要保存副本或复印件
1 包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。  
2.1 自传材料  
2.2 报告个人有关事项的材料(包括自传和属于自传性质的材料 )  
3.1 考察、考核、鉴定材料;  
3.2 审计材料(包括干部人事管理工作中,组织、人事部门通过各种途径,对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料)  
4.1 学历学位材料;  
4.2 职业(任职)资格材料  
4.3 评(聘)专业技术职务(职称)材料  
4.4 反映科研学术水平的材料  
4.5 培训材料(包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料 )  
5.1 政审材料  
5.2 更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料  
6 党、团组织建设工作中形成的材料包括干部参加党、团组织的有关材料  
7 表彰奖励材料包括对干部给予奖励或表彰的材料  
8 涉法违纪材料  
9.1 招录、聘用材料(劳动合同入此)  
9.2 任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;  
9.3 辞职、辞退、罢免材料;  
9.4 工资、待遇材料;  
9.5 出国(境)材料;  
9.6 党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料。  
10.1 健康检查和处理工伤事故材料;  
10.2 治丧材料;  
10.3 干部人事档案报送、审核工作材料;  
10.4 其他材料。  
WS外事
WS11  综合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于外事工作的文件材料  30年
2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 30年
3 外事工作统计报表等 永久
4 外事工作会议材料 30年
5 中外合作校际交流的有关材料、互赠的礼品、纪念品 30年
 
WS12  出国(境) 
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级对出国(境)人员的有关文件材料  30年
2 国际学术会议论文  30年
3 投寄国外的学术论文  30年
4 出国(境)人员考察、访问材料 30年
5 出国(境)讲学、研究人员有关材料 30年
6 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)  永久
7 国际比赛、竞赛 30年
 
WS13  来院
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 30年
2 外国党政官员、各界人士来院参加访问的文件材料 30年
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料  永久
4 来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 30年
5 国际比赛、竞赛 30年
 

WS14国际合作与会议
序号 类  目  名  称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30年
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久
5 双方互赠的礼品、纪念品 30年
6 国际会议的有关材料 30年
 
WS15外国留学生工作
序号 类  目  名  称 保管期限
1 录取审批材料 永久
2 学籍登记表、学籍卡片 永久
3 教学计划、大纲、安排 30年
4 学习情况、成绩及评语 永久
5 学位论文及学位证书复印件 30年
6 学生名册 永 久
学生去向及有关材料 30年
 
WS财会
CK11   综 合
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关财务会计工作的文件材料  永久
2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 30年
3 学校基金管理工作文件 10年
4 有关财务管理方面的其他文件材料 10年
5 会计档案移交清册  30年
6 财会档案移交保管清册 永久
7 财会档案销毁清册 30年
 
 CK12  会计报表
序号 类  目  名  称 保管期限
1 决算报表(含基建综合决算) 永久
2 预算会计报表 10年
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 30年
4 年度以上各种统计报表(含工资报表) 30年
5 季度以下各种计划、统计报表 10年
 
 CK13  会计账簿
序号 类  目  名  称 保管期限
1 涉及外事会计账簿 永久
2 总账  30年
3 预算内账簿(含明细账、分户或登记账) 10年
4 预算外账簿(含明细账、分户或登记账) 10年
5 学校专项基金帐簿 10年
6 日记帐
其中:现金、银行存款日记账
30年
7 固定资产明细账(卡片)
(固定资产报废清理后保管五年)
10年
 
CK14  会计凭证
序号 类  目  名  称 保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2 预算内各种原始凭证、记账凭证  10年
3 预算外各种原始凭证、记账凭证 10年
4 学校基金各种原始凭证、记账凭证 10年
5 银行存款余额调节表 10年
6 会计拨款凭证及其他会计凭证 10年
7 银行对外账单 10年
8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证      30年
 
CK15  工资清册
序号 类  目  名  称 保管期限
1 工资发放名册、卡片  永久
2 工资转移、证明、通知存根 30年
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 10年
 
CK16发票存根
序号 类  目  名  称 保管期限
1 各种发票、收据 10年
 
SX声像
序号 类  目  名  称 保管期限
SX11 综合(与纸质档案对应相等的期限)  
SX12 照片(与纸质档案对应相等的期限)  
SX13 录音带(与纸质档案对应相等的期限)  
SX14 录像带                                            (与纸质档案对应相等的期限)  
SX15 幻灯片(与纸质档案对应相等的期限)  
SX16 磁盘(与纸质档案对应相等的期限)  
SX17 影视胶片(与纸质档案对应相等的期限)  
SX18 缩微胶片(与纸质档案对应相等的期限)  
 
SW 实物
序号 类  目  名  称 保管期限
SW11 证照 永久
SW12 奖状、奖牌、奖品 永久
SW13 锦旗 永久
SW14 过期印章 永久
SW15 礼品、赠品 永久